Notulen Vereniging Van Huurders Orangerie i.o. (VVH) 24-09-2018

 

Aanwezig VVH: Kees, Jean en Barry

Aanwezig overig: Verweij – Dennis van Oosten (vertrekkend Vastgoedmanager) , Marie Louise Van der Lugt (Vastgoedmanager) en de Stefan van der Molen (Technisch manager)

 

Als eerste werd er een voorstel rondje gedaan waarbij aangegeven werd dat Dennis Verweij zal gaan verlaten en Marie Louise het van hem zal overnemen.

 

De besproken onderwerpen:

> De belabberde communicatie van Verweij. Niet nakomen van afspraken. Gebrek aan kennis van mensen aan de telefoon. Meten met meerdere maten. Ten eerste werd er geëxcuseerd voor de problemen hieromtrent. De communicatie problemen zullen worden opgepakt door Verweij. Hierin zal op aangeven van de VVH rekening worden gehouden met het kennis niveau van de huurders. Vooral ook op het gebied van duidelijkheid en vaktermen. Verder is afgesproken dat wij als VVH direct met de vastgoedmanager mogen contacten. Individuele huurdersvragen over financiële of algemene vragen kunnen worden gesteld aan accountteam 4 (accountteam4.wonen@verweyvastgoed.nl). Technische vragen kunnen worden gesteld aan de Servicedesk (servicedesk.wonenamsterdam@verweyvastgoed.nl). 

> De (fiets)tunnel Verweij bleek oorspronkelijk niet op de hoogte van alle plannen. Toen ze er wel van wisten is het communiceren erover bij hen van de radar gevallen. Hier is ook voor geëxcuseerd.  De gemeente had ze niet ingelicht. De VVH weet meer dan Verweij wat er zal gebeuren en zal naast de huurders ook Verweij informeren als we meer weten

> Camera’s ter beveiliging Vanuit Verweij is er naar Altera (de eigenaar) een verbeterplan ingediend waar het aanbrengen van camera’s een onderdeel van is. Eind dit jaar verwacht men een akkoord op de budgetten hierover. Bij akkoord zal dit in 2019 worden aangelegd en zal de VVH betrokken worden in de keuze voor de plekken van het ophangen van de camera’s

> Scooter (/motor?) plaatsen voor de deur > Oplossing? Inpandig? Uitpandig? Belijning? Verweij zal zich gaan buigen over de mogelijkheden en komen met een voorstel. Bij de bouw is geen rekening gehouden met scooters en motoren. Overigens horen motoren ook op een parkeerplaats te staan en niet op losse plekken in de garage of voor de deur. 

> Ramen wassen buitenkant pand Dit zou elk jaar 1x gedaan worden. Dit is niet gebeurd. Het   schoonmaakbedrijf zal hier over worden aangesproken. Ook zal de VVH betrokken worden in het controleren of het schoonmaakwerk ook wordt uitgevoerd. 

> Inrichting van de hal Dit staat voor 2019 op de planning. De opdracht ligt bij de/een architect. Deze zal met een aantal voorstellen komen welke aan de huurders wordt voorgelegd

> Kosten bij vertrek huurder Er is aangekaart dat de kosten volgens de VVH veel te hoog zijn. Verweij gaat hierover in gesprek met Altera (de eigenaar).

> Onderhoud CV + WTW Onderhoud zal dit jaar nog gaan plaatsvinden door de firma Breman. Communicatie hierover zal in een nieuwsbrief gestuurd worden. Andere vandaag besproken onderwerpen kunnen ook worden opgenomen in de nieuwsbrief

> Zakelijke (onder)verhuur Er is in één geval een uitzondering gemaakt op basis van een gefundeerd verhaal maar dit zal niet meer gaan gebeuren. Het is Verweij niet bekend dat er zakelijk verhuurd wordt.

Wij kunnen melding maken als huurders zich hier niet aan houden

> Elektrische fietsen en auto’s Een beetje een kip- en ei verhaal. De vraag is hoeveel interesse er voor is. De VVH heeft aangegeven dat wij voorstander zijn van het aanbrengen van mogelijkheden om elektrische autos’en fietsen op te kunnen laden. Verweij gaat met dit idee aan de slag

> Verhuisschade opknappen Dit staat op de planning voor 2019

> Gang/berging schoonmaken Dit zal onderdeel uitmaken van de discussie met het schoonmaakbedrijf die dit zou moeten doen maar duidelijk niet doet

> Privacy gegevens Er zal, waarschijnlijk middels de eerder genoemde nieuwsbrief, worden aangegeven aan de huurders wat er met onze gegevens is gebeurd. Wie welke gegevens nog heeft. Dit is op dit moment bij ons niet bekend

> Verwerking hemelwaterafvoer Ons gebouw heeft hier al veel last van. Mogelijke aanpassingen aan het groen en het geplande verharden van het lavapad naast het pand draagt niet bij aan een betere afvoer van het water en waarvan wij verwachten dat dit in de komende jaren alleen maar zal toenemen. Verweij zal dit meenemen en gaan uitzoeken wat hier aan gedaan kan worden.

> Problemen met constructie/kwaliteit van (onderdelen van) de appartementen Er is bij de bouw gekozen voor bepaalde materialen waar de bewoners last van hebben bij gebruik en Verweij last van heeft met het onderhoud en herstel. Een aantal zaken is ter lering al opgepakt door Verweij. Zo wordt er nagedacht aan een jaarlijks onderhoud aan alle draai- kiep deuren/ramen. Ook zal er gecommuniceerd gaan worden over de risico’s van het doortochten van de woning en de krachten die dan vrijkomen welke door de zware inpandige deuren en deurlijsten voor veel schade kunnen zorgen.

 

 

To do:

Verweij

> Verbeteren communicatie

> Maken nieuwsbrief

> VVH betrekken bij uitrol camera’s

> Voorstel doen voor plaatsen voor vooral scooters

> Gesprek met schoonmaakbedrijf over nalaten afspraken

> Plannen inrichting hal voorleggen aan huurders en laten uitvoeren

> Gesprek voeren met Altera over kosten bij voortijdig vertrek

> Communiceren over en laten uitvoeren van onderhoud aan CV en WTW installatie

> Controle op oneigenlijk huren van woningen en parkeerplaatsen

> Mogelijkheden bedenken voor elektrische auto’s en fietsen

> Verhuisschade op laten knappen

> Communiceren over persoonlijke gegevens

> Uitdenken plannen voor verbetering waterafvoer

> Communiceren over veilig doortochten

 

 

VVH

> Communiceren aan huurders en Verweij over nieuws rond het pand

> Communiceren Notulen met aangesloten huurders

> Meewerken met Verweij bij bepaalde plannen en controles

 

 

 

Minutes Association Of Tenants Orangerie i.o. (VVH) 24-09-2018

 

Present VVH: Kees, Jean and Barry

Present other: Verweij - Dennis van Oosten (leaving Real Estate Manager), Marie Louise Van der Lugt (Real Estate Manager) and Stefan van der Molen (Technical manager)

 

Firstly, a proposal was made, indicating that Dennis Verweij will leave and Marie Louise will take over from him.

 

The topics discussed:

> The lousy communication from Verweij. Not keeping promises. Lack of knowledge of people on the phone. Measuring with multiple sizes. Firstly, there was excuses for the problems in this respect. The communication problems will be picked up by Verweij. In this, the knowledge level of the tenants will be taken into account at the VVH's request. Especially in the field of clarity and technical terms.

Furthermore, it has been agreed that we as VVH can contact the real estate manager directly. Individual tenant questions about financial or general questions can be asked to account team 4

(accountteam4.wonen@verweyvastgoed.nl). Technical questions can be asked to the Servicedesk (servicedesk.wonenamsterdam@verweyvastgoed.nl).

> The (bicycle) tunnel Verweij did not originally appear to be aware of all plans. When they knew about it, the communication about them dropped from the radar. This is also excused for. The municipality had not informed them. The VVH knows more than Verweij what will happen and in addition to the tenants will also inform Verweij if we know more

> Security cameras From Verweij an improvement plan has been submitted to Altera (the owner) to which the fitting of cameras is part of. At the end of this year, an agreement is expected on the budgets. By agreement this will be established in 2019 and the VVH will be involved in the choice of the places of hanging the cameras.

> Place the scooter (/ motorcycle?) In front of the door> Solution? Indoor? Out-door? Linearity? Verweij will consider the possibilities and come up with a proposal. During construction, scooters and engines were not taken into account. Incidentally, engines should also be parked in a parking space and not in separate places in the garage or in front of the door.

> Washing windows outside of the building This would be done once a year. This did not happen. The cleaning company will be addressed about this. The VVH will also be involved in checking whether the cleaning work is also being carried out.

> Layout of the hall This is scheduled for 2019. The assignment lies with the / an architect. This will come with a number of proposals submitted to the tenants

> Costs upon departure of the tenant It has been stated that the costs according to the VVH are much too high. Verweij discusses this with Altera (the owner).

> Maintenance CV + WTW Maintenance will take place this year by the Breman company.

Communication about this will be sent in a newsletter. Other topics discussed today can also be included in the newsletter

> Commercial (sub) rental In one case an exception has been made on the basis of a well-founded story, but this will no longer happen. Verweij is not aware that business is being rented out. We can report if tenants do not adhere to this

> Electric bikes and cars A bit of a chicken and egg story. The question is how much interest there is for it. The VVH has indicated that we are in favor of providing opportunities to charge electric cars and bicycles. Verweij goes to work with this idea

> Redecorating removal damage This is planned for 2019

> Cleaning corridor / storage This will be part of the discussion with the cleaning company that should do this but clearly does not

> Privacy information It will be indicated, probably through the aforementioned newsletter, to the tenants what happened to our data. Who still has what data. This is not known to us at this time

> Processing rainwater drainage Our building already suffers a lot from this. Possible changes to the green and the planned hardening of the lava path next to the building does not contribute to a better drainage of the water and we expect that this will only increase in the coming years. Verweij will take this along and find out what can be done about this.

> Problems with the construction / quality of (parts of) the apartments During construction, certain materials were chosen that residents suffer from during use and Verweij suffers from maintenance and repair. A number of issues have already been picked up by Verweij for lessons. This way, an annual maintenance of all turn-tilt doors / windows is considered. There will also be communicated about the risks of passing through the house and the forces that are then released which can cause a lot of damage due to the heavy indoor doors and door frames.

 

 

To do:

Verweij

> Improve communication

> Create newsletter

> Involve VVH in camera deployment

> Make a proposal for places especially for scooters

> Conversation with cleaning company about failure to make appointments

> Present planning to the tenants and have them implemented

> Talk to Altera about costs in case of early departure

> Communicate about and have maintenance performed on CV and WTW installation

> Checking for improper renting of houses and parking places

> Think of possibilities for electric cars and bicycles

> Let the house damage snap

> Communicate about personal data

> Planning for improvement of water discharge

> Communicate about safe routes

 

 

VVH

> Communicate to tenants and Verweij about news about the property

> Communicate Minutes with affiliated tenants

> Cooperation with Verweij with certain plans and controls